Проведение внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами (5-2002)

   Практика аудиторских и налоговых проверок наличных расчетов с подотчетными лицами подтверждает целесообразность дополнительного контроля за часто встречаемыми ошибками и нарушениями порядка ведения кассовых операций. Поэтому для усиления контроля следует особое внимание обратить на обязательное исполнение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденного письмом ЦБ РФ от 26.02.96 г. № 247 и п. 1 ст. 252 НК РФ:

   -Подотчетные суммы выдаются лицам, которые еще не отчитались полностью по ранее выданным авансам.
   -Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещена.
   -Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
   -Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
   -Расходы должны быть обоснованными, документально подтвержденными и произведенными для осуществления производственной деятельности. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

   В целях ведения налогового учета рекомендуем дополнить графой 10 «Сумма расходов для целей налогообложения прибыли» оборотную сторону авансового отчета (унифицированная форма № АО-1) для определения величины командировочных расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль за отчетный период, по стр. 010 «Командировочные расходы» Приложения 3 к Листу 02 Налоговой декларации по налогу на прибыль организации.

   В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

   В служебную командировку могут направляться только работники организации. В командировку не могут направляться работники, выполняющие работы по договору подряда (если иное не предусмотрено договором, но в этом случае речь пойдет не о командировочных расходах). Регистрация командировок лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки, в организации ведется в специальных журналах, по формам, приведенным в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Перечень расходов, на возмещение которых имеет право командированный работник, определен ст. 168 КЗоТ РФ. Ему гарантируется сохранение среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой в части: проживания в период командировки (суточные), найма жилого помещения, проезда к месту командировки и обратно, другие расходы, произведенные с ведома или разрешения руководителя организации. Основным условием для того, чтобы расходы организации на командирование работников, в том числе и зарубежные командировки, могли приниматься в целях налогообложения прибыли, является действительная производственная необходимость таких командировок для осуществления хозяйственной деятельности организации.

   Документальное оформление командировок предусматривает наличие командировочного задания и отчета командированного лица о его выполнении, которые могут подтвердить их производственную необходимость.

   При организации бухгалтерского и налогового учета расчетов с работниками по командировкам рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты, влияющие на налогообложение прибыли, НДС, НДФЛ, ЕСН, обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:

   1.1. Правильность оформления и использования типовых форм командировочных документов.

   К оформлению командировочного удостоверения предъявляются достаточно строгие требования: наличие всех необходимых реквизитов, указания цели командировки (подтверждение целесообразности и производственной направленности), наличие отметок о прибытии и выбытии.

   Служебные командировки следует оформлять унифицированными формами первичной документации №Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку», Т-9а«Приказ о направлении работников в командировку», Т-10 «Командировочное удостоверение», Т-10а («Служебное задание для направления в командировку и отчет о его исполнении» - Постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26).

   1.2 Правильность определения срока командировки, который не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировок допускается не более чем на 5 дней при наличии письменного разрешения руководителя организации. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

   1.3 Правильность подсчета дней пребывания в командировке. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки и по данным приложенных транспортных документов. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и далее - последующие сутки. Если станция, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается ( по первичным документам) время, необходимое для проезда. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

   1.4 Правильность возмещения расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

   Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются с 01.01.02 г. командированному лицу со дня его прибытия и по день выезда в размере документально подтвержденных фактических затрат. В соответствии с Приказом Минфина от 06.07.01 № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ», предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения в размере не более 550 рублей в сутки. Сумма превышения таких расходов над установленной величиной включается в совокупный облагаемый доход физического лица. В целях налогообложения прибыли, в соответствии с пп. 12 ст. 264 НК РФ, расходы по найму жилого помещения в месте командировки принимаются в полной сумме фактически произведенных расходов без учета норм, установленных Правительством РФ. При отсутствии документального подтверждения затрат по найму жилья в командировках компенсация указанных расходов в целях налогообложения не учитывается. Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки (с 01.09.1999 г. – 135 руб., с 01.01.02 г. – 275 руб.). Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в полном объеме. В соответствии с пп. 12 ст. 264 НК РФ, по статье наем жилого помещения подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг ( так например, пользование телевизором, холодильником и т.п.), оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному лицу в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Стоимость использования постельных принадлежностей относится на уменьшающие прибыль расходы только при наличии квитанции или отметки на билете о стоимости пользования постельными принадлежностями за подписью ответственного работника железной дороги. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, аэропорту, пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Следует иметь в виду, что работнику возмещаются расходы на проезд только до места командировки и обратно, не подлежат возмещению расходы на проезд в автобусах, троллейбусах, трамваях во время нахождения в командировке.

   Если командировка на территории РФ носит производственный характер, то расходы на проезд работника к месту командировки и обратно включаются в целях налогооблагаемой прибыли в прочие расходы с учетом ограничений, предусмотренных п. 18 Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» от 7.04.1988 г. № 62 Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС (т.е. расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов). При возмещении указанных расходов сумма разница между стоимостью расходов по проезду с учетом ограничений подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход работника. В настоящее время в стоимость проезда включается обязательная страховка, которая возмещается командированному работнику в соответствии с п. 12 Инструкции Минфина СССР от 7.04.1988 г. № 62. В налоговом учете эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль согласно п.16 ст. 255 НК РФ. При приобретении билетов командированными лицами часто оплачивается добровольное страхование. Расходы на него возмещаются работнику по усмотрению руководителя организации с включением их в совокупный налогооблагаемый доход. Возмещая такие расходы, организация не может уменьшить налогооблагаемую прибыль в соответствии с п. 6 ст. 270 НК РФ, т. к. договор страхования заключен между физическим лицом (а не юридическим лицом) и страховой компанией. Суточные выплачиваются командированному лицу за каждый день нахождения в командировке на территории РФ в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93), включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Оплата суточных сверх установленных норм производится согласно приказу руководителя и учитывается при определении совокупного дохода работника. При налогообложении прибыли организации расходы по оплате суточных сверх нормы, установленной Правительством РФ, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если работник был командирован для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ на срок более двух месяцев, но по распоряжению администрации вернулся к постоянному месту работы ранее двух месяцев, ему за время нахождения в месте командировки производится выплата надбавки к заработной плате в установленных размерах. Рабочим, руководителям и специалистам, командированным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, в случаях, когда эти работы продолжаются свыше двух месяцев, выплачивается за все время нахождения в месте командировки надбавка к заработной плате взамен суточных в размере 50% тарифной ставки (должностного оклада), но не свыше 100 руб., а в местностях, где применяются коэффициенты к заработной плате, размер указанной надбавки определяется с учетом установленных коэффициентов. В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель может разрешить оплату расходов по найму с 01.01.02 г. в размере 12 руб. в сутки (Письмо ЦБ РФ от 14.11.2001 № 134) «Об оплате командировочных расходов), и оплату проезда по минимальной стоимости по заявлению работника (п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62). Эти расходы, как документально не подтвержденные, не признаются в целях налогообложения прибыли. При этом с выплаченной работнику суммы необходимо удержать НДФЛ.

   1.5 Налогообложение единым социальным налогом командировочных расходов.

   Командировочные расходы в пределах установленных норм не подлежат обложению ЕСН согласно п. 1 ст. 238 НК РФ, а командировочные расходы сверх норм не признаются объектом обложения согласно п. 3 ст. 236 НК РФ.

   1.6 Затраты на телефонные переговоры, представленные командированным работником, могут быть компенсированы ему с разрешения руководителя организации, но поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам, то должна быть подтверждена как их производственная необходимость, так и документальная обоснованность (с указанием номеров телефона абонентов с которыми велись переговоры). При принятии организацией этих расходов в налоговом учете, их списание на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, осуществляется не по статье командировочные расходы, а по статье «услуги связи» в прочих расходах (пп. 25 ст. 264 НК РФ). Такие расходы в авансовом отчете командированного работника выделяются отдельной проводкой. При недостаточном оформлении оправдательных документов существует риск непризнания в целях налогообложения прибыли расходов по телефонным переговорам в служебных командировках. В этом случае сумма расходов подлежит включению в совокупный доход работника с удержанием НДФЛ.

   1.7 Проверка правильности выделения НДС по командировочным расходам.

   В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по командировочным расходам (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежала вычетам по расчетной ставке 16,67% от суммы указанных расходов по установленным нормам (до введения в действие Федерального закона от 29.05.2002 г. № 57-ФЗ).

   В связи с внесением изменений и дополнений во II часть НК РФ отменен расчетный метод определения НДС по командировочным расходам (расчетная ставка НДС 16,67%) и введена ставка НДС 20/120, уплаченная по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно.

   Рекомендуем обратить внимание на наличие в первичных подтверждающих документах по найму жилья в командировке и проезду, суммы НДС и суммы налога с продаж. Если суммы налога с продаж выделены, то НДС рассчитывается за минусом налога с продаж. Суммы НДС, уплаченные по командировочных расходах (найм жилья, проезд к месту командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями), подлежат вычету, если они выделены отдельной строкой в первичных документах (п. 4 ст. 168 НК РФ), подтверждающих их оплату, или представлены счета-фактуры, оформленные в соответствии с законодательством. Что касается расходов по найму жилья, то уплаченные суммы НДС, подлежат вычету в общеустановленном порядке, т.е. наличие счетов-фактур обязательно. При непредставлении командированными лицами счета-фактуры, но при выделении отдельной строкой суммы НДС в квитанции или счете гостиницы, списать НДС в целях налогового учета на командировочные расходы или принять к вычету не правомерно, и следовательно, эти расходы по не возмещаемому НДС по найму жилья не уменьшат налогооблагаемую прибыль. В соответствии с Федеральным законом от 29.05.02 г. № 57-ФЗ командировочные расходы принимаются для целей налогообложения, как было указано выше, по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере соответствующем указанным нормам, согласно п. 7 ст. 171 НК РФ (в ред. Закона № 57-ФЗ).

   Отнесение сумм НДС по командировочным расходам непроизводственного характера, а также сверхнормативным командировочным расходам, на уменьшение расчетов с бюджетом не предусмотрено 21 главой НК РФ.

   1.8 Проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

   В соответствии с п. 3. Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184, командировочные расходы, возмещаемые работникам сверх установленных норм и включаемые в налогооблагаемый доход, подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил) по тарифу, исходя из класса профессионального риска отрасли экономики, к которой относится страхователь.

   Помимо командировок на территории РФ сотрудники организации могут быть командированы и за рубеж. Командировка в страну, входящую в состав СНГ, как и на территорию РФ оформляется приказом руководителя и командировочным удостоверением. На основании приказа, в котором должны быть указаны место командировки (название страны и населенного пункта), фамилии и должности командируемых работников, цель и срок командировок, составляется смета командировочных расходов. В командировочном удостоверении в месте командировки должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии, закрепленные печатью организации, в которую был командирован работник. Если работник командирован сразу в несколько различных населенных пунктов, то отметки в командировочном удостоверении должны быть сделаны в каждом пункте. Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего зарубежья, включая бывшие прибалтийские республики. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки, а также контингента командируемых работников. Валюта и формы расчетов по загранкомандировкам с командированным лицом определяются по договоренности между организацией и этим лицом (наличная иностранная валюта, эквивалент в рублях, исчисленный по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности, перевод с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица-резидента). Порядок выдачи авансов на командировочные расходы в иностранной валюте установлен Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержден Банком России 25.07.97 г. № 62 в ред. От 5.08.97 г.):

   -Аванс выдается в пределах сметы расходов, утвержденной руководством. Аванс может быть выдан как в рублях, так и в валюте, в которой утверждены нормы возмещения этих расходов.

   -При выдаче аванса в рублях командируемый работник может сам приобрести необходимую сумму валюты в обменном пункте и получить разрешение на вывоз валюты за рубеж.

   -При выдаче аванса в валюте предприятию нужно снять необходимую сумму валюты со своего валютного счета в банке. Для этого в банк необходимо представить копии приказа о направлении работника в командировку и смету командировочных расходов. Полученная в банке наличная валюта выдается работнику из кассы предприятия.

   -При наличии у командируемого работника личного валютного счета возможно перевести определенную сметой сумму валюты на его личный счет. При этом датой получения работником аванса будет считаться дата списания суммы валюты с валютного счета предприятия.

   -Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия в течение трех дней со дня возвращения из командировки.

   -Командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.

   Никаких отметок о пребывании в месте загранкомандировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник в течение трех дней кроме авансового отчета представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов РФ. По этим отметкам определяются даты пересечения границы. Для списания расходов по загранкомандировке желательно, чтобы был представлен краткий отчет о проделанной в месте командировки работе. Руководитель ставит резолюцию на отчете работника о соответствии проделанной работы цели командировки, а на авансовом отчете утвердительную подпись, подтверждая целесообразность произведенных расходов. По окончании загранкомандировки организация должна (если аванс на загранкомандировку был выдан в инвалюте) в течение 10 календарных дней представить в уполномоченный банк авансовый отчет с приложением всех документов, подтверждающих расходы командированного работника. При непредставлении авансового отчета банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в валюте по отчету.

   Работнику возмещаются следующие расходы: по оформлению и выдаче загранпаспорта, виз, расходы по покупке в банке инвалюты, имеющей хождения в стране командировки, или обмену чека на наличную инвалюту, расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, суточные за каждый день пребывания в командировке, расходы на провоз багажа до 30 кг. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ в том случае, если паспорт не является служебным, расходы на его оформление подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Если расходы оплачены сотрудником в инвалюте, то их стоимость пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета. Согласно ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденному Приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н, курсовая разница образовавшаяся за период со дня выдачи наличной иностранной валюты по день утверждения авансового отчета, относится на сч. 91 «Прочие доходы и расходы». Положительная курсовая разница увеличивает , а отрицательная уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ). В настоящее время нормы возмещения расходов по загранкомандировкам (включая государства-участники СНГ) установлены в свободно конвертируемой валюте Приказом Минфина РФ № 92н от 12.11.2001 (в ред. 04.03.2002 г. № 16н) «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

   Для загранкомандировок установлены ограничения по оплате проезда работника к месту командировки и обратно, в соответствии с п.10 Постановления Госкомтруда СССР от 25.12.1974г. №365 «Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей»:

   а) по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом: руководителям и их заместителям – по тарифу 1-го класса;
   всем остальным работникам – по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса).

   Б) Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, каюты первой, второй и третьей категории считаются каютами 1-го класса, а каюты других категорий – 2-го (туристического) класса.
   Не подлежат возмещению расходы по найму жилого помещения не подтвержденные документально.

   За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях – если день отъезда не совпадает с днем пересечения границы, в валюте - если граница пересекается в день отъезда). Дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте. Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке командированный работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. Сумма за питание и услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежит. Представительские расходы, понесенные командированным работником во время пребывания за границей, не включены в перечень командировочных расходов и не признаются в целях налогообложения (так как это противоречит законодательству о валютном регулировании п.15 письмо ЦБ РФ от 2.09.94 № 107 «Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ»). Данные расходы могут быть возмещены работнику на основании приказа руководителя в качестве сверхнормативных суточных за счет собственных средств и подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход физического лица.

   В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ.

   В соответствии с Федеральным законом от 05.08.2000 № 118-ФЗ на территории стран СНГ с 1.07.01 г. услуги по перевозке пассажиров облагаются НДС по ставке 0%. Поэтому к вычету НДС по таким перевозкам не принимается.

   Приобретение материальных ценностей за наличный расчет

   В организации подотчетными лицами приобретаются товарно-материальные ценности (канцелярские, хозяйственные товары, комплекты бланков бухгалтерской отчетности, запасные части на основные средства собственные и арендованные, ГСМ, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) за наличный расчет.

   Целесообразно контроль расчетов с подотчетными лицами проводить в следующих направлениях:

   1. Проверка документального оформления авансовых отчетов по закупке наличным расчетом товарно-материальных ценностей.
   Проверяется наличие оправдательных документов, свидетельствующих о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. Представленные документы должны быть оформлены надлежащим образом и содержать все необходимые реквизиты в соответствии со ст.9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При оплате товаров, работ, услуг организация проверяет чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки организаций розничной торговли, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. В кассовых чеках должны быть четко пропечатаны ИНН продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров, организация должна составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо проверить правильность оформления торгово-закупочных актов со всеми обязательными реквизитами. Если торгово-закупочный акт не содержит необходимых реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица.

   2. Проверка правильности отражения в учете поступивших от подотчетных лиц материальных ценностей.
   Операции по приобретению для организации материальных ценностей подотчетными лицами следует отражать по дате утверждения авансовых отчетов следующими проводками:
   Д 10 «Материалы» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
   Д19 субсчет «НДС по приобретенным МПЗ» К71 «Расчеты с подотчетными лицами»
   Подтверждающими первичными документами являются: кассовые чеки, товарные чеки, утвержденные авансовые отчеты, приходные ордера ф. № М-4;
   Д 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» К10 «Материалы» (проводка осуществляется только по МПЗ производственного назначения при наличии требования-накладной ф. № М-11, или лимитно-заборной карты ф. № М-8 );
   Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 субсчет «НДС по приобретенным МПЗ» (проводка составляется только при наличии счета-фактуры на приобретение МПЗ, подтверждения производственной направленности расходов и наличия отдельной строки суммы НДС в подтверждающем фактическую уплату налога платежном документе).
   Подтверждающими первичными документами являются: требования-накладные ф. № М-11, лимитно-заборные карты ф. № М-8, дефектные ведомости (для списания запасных частей).
   Действующая практика показывает, что в нарушение п. 5 ПБУ 5/98 «Учет МПЗ», утвержденного приказом Минфина РФ от 15.06.98 № 25н, часто имеют место случаи списания в организациях непосредственно на затраты расходов по приобретенным и переданным в эксплуатацию канцелярским товарам, запасным частям и другим материалам, которые не оприходованы на счет 10 «Материалы», при отсутствии соответствующих подтверждающих документов на их передачу в эксплуатацию или списание (лимитно-заборные карты, накладные-требования, внутренние формы актов на списания материалов). Все материальные ценности, приобретенные по товарным и кассовым чекам, должны быть сначала оприходованы, а затем списаны в производство по унифицированным формам, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а (с изменениями и дополнениями).
   Необходимым условием для списания расходов в целях налогового учета на горюче – смазочные материалы является наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленный в установленном порядке приказ, путевые листы с маршрутом следования, подписанные материально-ответственным лицом и т.п.).
   В оформленных путевых листах не всегда указаны маршруты следования с указанием конкретных адресов и фирм (а не город, как это часто имеет место), которые подтверждают производственный характер поездок.
   Для правомерного списания приобретенного ГСМ, наличие путевых листов, оформленных в установленном порядке, является необходимым условием, в противном случае существует риск непризнания указанных расходов в целях налогообложения прибыли.

   3. Проверка правомерности и правильности списания НДС.
   В нарушение действующего порядка организации принимают к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом суммы НДС, выделенные расчетным путем из стоимости товарно-материальных ценностей, которые приобретены для производственных целей подотчетным лицом за наличный расчет в розничной торговле при отсутствии счетов-фактур, либо приобретены материальные ценности непроизводственного характера. В соответствии со ст. 171 и 172 НК РФ к вычету из налоговых обязательств принимают суммы НДС, фактически оплаченные при приобретении товаров, работ, услуг, связанных с производственной необходимостью организации. Указанные суммы налога принимаются к вычету, если они выделены отдельной строкой в первичных документах, подтверждающих оплату и представлены в установленном порядке счета-фактуры.

   В соответствии с п. 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.01 № 26н, отражение в организации книг, брошюр, нормативных документов, приобретенных для организации подотчетными лицами следует осуществлять по счету 01 «Основные средства» (субсчет «библиотечный фонд»). Стоимость книг, брошюр, изданий, тематика которых связана с производственной деятельностью, списывается на затраты единовременно без начисления амортизации следующими проводками:

   Д 26 «Общехозяйственные расходы» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
   Д 01 «Основные средства» К 83 «Добавочный капитал»
   При наличии в кассовых документах выделенного НДС, а также счета-фактуры дополнительно следует отразить проводками НДС по приобретенным материальным ценностям:
   Д19 «НДС при приобретении основных средств» К71 «Расчеты с подотчетными лицами»
   Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 «НДС при приобретении основных средств»
   (с 1 числа месяца следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию, т.е. с момента начисления амортизации по основному средству).

   К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия участников переговоров. В соответствии с р. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот период, включаемых в себестоимость продукции.

   При проверке авансовых отчетов по суммам, израсходованным на представительские расходы, недостаточно приложить к ним только первичные документы.

   При документальном оформлении представительских расходов следует обратить внимание на наличие утвержденных смет по представительским расходам на год, отчета подотчетного лица об использовании денежных средств на представительские цели с подтверждением произведенных расходов оправдательными документами, акт комиссии об использовании и списании этих средств (с указанием даты, места и программы проведения деловой встречи или приема, приглашенных лиц, участники встречи от организации, величины расходов). При выполнении всех этих условий оплата участия самих работников организации в деловой встрече не включается в их совокупный налогооблагаемый доход (письмо Минфина России от 20.03.98 г. № 04-04-06). Однако если организация надлежащим образом не оформило все необходимые документы, а возместило расходы работнику только на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету, то в этом случае налоговая инспекция может посчитать данные расходы его личными расходами, т.е. суммы компенсации этих расходов будут включены в его совокупный налогооблагаемый доход.

Отражение в бухгалтерском учете операций с нерезидентами и резидентами по договорам строительного подряда и возмездного оказания услуг, выполняемых за пределами территории РФ (5-2002)

   1.Реализация работ (услуг) в иностранной валюте (если предусмотрено условиями контракта).

   Д 62 К 90 «Продажи» отражена реализация работ (услуг) в иностранной валюте по акту выполненных работ ф. КС-2 и ф. КС-3 на дату подписания двумя сторонами акта (метод начисления).

   Д 52 субсчет «Транзитный валютный счет» К 62 субсчет «Расчеты с Заказчиком» - поступила в банк выручка в иностранной валюте за выполненные работы (услуги).

   Д 52 субсчет «Текущий валютный счет» К 52 субсчет «Транзитный валютный счет» - перевод экспортной выручки на текущий валютный счет клиента в течение семи дней по заявке клиента (но не более 50%).

   Дебет 57 «Переводы в пути» субсчет «Валютные средства, перечисленные для продажи» Кредит 52 субсчет «Транзитный валютный счет» - направлена валюта для продажи (по официальному курсу ЦБ РФ). Обязательной продаже подлежит 50% экспортной выручки, по желанию клиента (согласно заявке на продажу валюты) вся валютная выручка может быть продана (без направления части валюты на текущий валютный счет).

   Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 91.1 субсчет «Прочие доходы» - зачислена на расчетный счет стоимость валюты (в рублях), поступившей от обязательной продажи (по желанию клиента всей валютной суммы) по курсу, установленному Банком (коммерческий курс).

   Дебет 91.2 субсчет «Прочие расходы» Кредит 57 «Переводы в пути» - списана проданная валюта (по курсу ЦБ РФ на дату продажи валюты) на дату перехода права собственности.

   Дебет 91.2 субсчет «Прочие расходы» Кредит 51, 52 - списано с расчетного (или валютного) счета комиссионное вознаграждение банка. Приведенные проводки по отражению комиссии банка носят примерный характер, т.к. каждый банк устанавливает свой порядок удержания комиссии.

   Д 91.2 субсчет «Прочие расходы» К 52 субсчет «Транзитный валютный счет» - отражена отрицательная курсовая разница, образовавшаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты от официального курса ЦБ РФ, установленного на дату перехода права собственности на иностранную валюту при продаже валюты.

   Д 52 субсчет «Транзитный валютный счет» К 91.1 субсчет «Прочие доходы» - отражена положительная курсовая разница, образовавшаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты от официального курса ЦБ РФ, установленного на дату перехода права собственности на иностранную валюту при продаже валюты.

   При проведении валютных выписок при необходимости следует сформировать проводки по переоценке остатков валютных счетов.

   Д 91.2 субсчет «Прочие расходы» К 52 субсчет «Текущий валютный счет» - отражена отрицательная курсовая разница, образовавшаяся в связи с переоценкой имущества, т. е. изменением официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ с даты поступления валютой выручки на текущий валютный счет до последнего дня текущего месяца (или даты погашения задолженности по 52 счету).

   Д 52 субсчет «Текущий валютный счет» К 91.1 субсчет «Прочие доходы» отражена - положительная курсовая разница, образовавшаяся с даты поступления валютой выручки на текущий валютный счет до последнего дня текущего месяца (или даты погашения задолженности по 52 счету).

   Д 91.2 субсчет«Прочие расходы» К 62 субсчет «Расчеты с заказчиком» - отражена отрицательная курсовая разница, образовавшаяся в связи с переоценкой обязательства, т.е. изменением официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ с даты подписания акта выполненных работ в валюте до последнего дня текущего месяца (или даты погашения задолженности по 62 счету);

   Д 62 субсчет «Расчеты с заказчиком» К 91.1 субсчет «Прочие доходы» - отражена положительная курсовая разница, образовавшаяся в связи с переоценкой обязательства, т.е. изменением официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ с даты подписания акта в валюте до последнего дня текущего месяца (или даты погашения задолженности по 62 счету в зависимости от того что произошло раньше согласно п. 10 Федерального закона от 29.05.02 № 57-ФЗ).

   В налоговом учете при расчете налога на прибыль операций по выполнению строительных работ (услуг) по внешнеэкономической деятельности следует сформировать базу, состоящую из доходов по реализации и внереализационных доходов, полученных в виде положительных курсовых разниц, образовавшихся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты от официального курса, установленного ЦБ РФ, и доходов в виде положительных курсовых разниц, возникших от переоценки имущества в виде валютных ценностей и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Кроме того, нужно сформировать базу, состоящую из расходов, связанных с реализацией работ (услуг), прочих операционных расходов и внереализационных расходов, полученных в виде отрицательных курсовых разниц, образовавшихся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты от официального курса, установленного ЦБ РФ, и расходов в виде отрицательных курсовых разниц, возникших от переоценки имущества в виде валютных ценностей и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

   Согласно пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы в виде отрицательной разница, образовавшейся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты от официального курса, установленного ЦБ РФ включается в составе внереализационных расходов по дате перехода права собственности на иностранную валюту. Необходимо учесть по дате на последний день отчетного (налогового) периода (п. 10 ст. 272 НК РФ) или по дате перехода права собственности на иностранную валюту (в зависимости от того что произошло раньше) отрицательные курсовые разницы, возникающие от переоценки имущества в виде валютных ценностей и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в связи с изменением официального курса валюты к рублю.

   В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ эти отрицательные курсовые разницы учитываются в составе внереализационных расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. По форме № 2 «Отчета о прибылях и убытках», утвержденной Приказом Министерства Финансов РФ от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» отрицательные курсовые разницы отражаются по строке 130 «Внереализационные расходы». В Декларации по налогу на прибыль, утвержденной Приказом Министерства РФ по налогам и сборам от 07.12.2001 г. № БГ-3-02/542 отрицательные курсовые разницы отражаются как внереализационные расходы по строке 040 Лист 02. В учете расходов банка по покупке и продаже валюты имеются противоречия.

   С 1 января 2002 г. в связи с вступлением в силу 25 главы НК РФ банковские услуги по разному классифицируются для целей бухгалтерского и налогового учета. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями относятся к операционным расходам, в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» утвержденного Министерством финансов РФ от 06.05.1999 г. № 33н. По форме № 2 «Отчета о прибылях и убытках», утвержденной Приказом Министерства Финансов РФ от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» комиссионное вознаграждение, выплаченное банку за продажу валюты отражается по строке 100 «Прочие операционные расходы». В Декларации по налогу на прибыль, утвержденной Приказом Министерства РФ по налогам и сборам от 07.12.2001 г. № БГ-3-02/542 расходы на услуги банка отражаются как внереализационные расходы по строке 040 Приложения № 2 к Листу 02. В соответствии с п. 11 ст. 250 НК РФ и п. 7, 10 ст. 271 НК РФ положительные курсовые разницы, образовавшиеся у налогоплательщика по операциям реализации работ, услуг и их оплате в иностранной валюте, включаются во внереализационные доходы по датам перехода права собственности на иностранную валюту, а также дате последнего дня текущего месяца в связи с положительной переоценкой имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Эти доходы увеличивают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Положительные курсовые разницы отражаются по строке 120 формы № 2«Отчета о прибылях и убытках», утвержденной Приказом Министерства Финансов РФ от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», как внереализационные доходы. В Декларации по налогу на прибыль, утвержденной Приказом Министерства РФ по налогам и сборам от 07.12.2001 г. № БГ-3-02/542 указанные выше доходы отражаются как внереализационные доходы по строке 030 Лист 02.

   2. Реализация работ (услуг) в российской валюте (если предусмотрено условиями договора).

   Д 62 субсчет «Расчеты с Заказчиком» К 90 «Продажи» - отражена реализация работ, услуг, которая, установлена договором в эквивалентной рублевой оценке стоимости обязательства в условных единицах по курсу на дату реализации выполненных работ (услуг) по акту выполненных работ – ф. КС-2, ф. КС-3;

   Д 51 субсчет «Расчетный счет» К 62 субсчет «Расчеты с Заказчиком» - поступила на расчетный счет выручка в рублях за выполненные работы (услуги) по курсу, предусмотренному договором, на день оплаты.

   При проведении рублевой выписки рекомендуем обратить внимание на необходимость формирования проводки по суммовой разнице, возникающей у налогоплательщика, если сумма обязательств, исчисленная по установленному договором курсу условных денежных единиц на дату реализации работ, услуг не соответствует фактически поступившей (уплаченной) сумме в рублях.

   Д 91.2 субсчет «Прочие расходы» К 62 субсчет «Расчеты с заказчиком» - отражена отрицательная суммовая разница, образовавшаяся в связи с переоценкой обязательства, т.е. изменением официального курса валюты, выраженной в условных единицах к рублю РФ, установленного ЦБ РФ, с даты подписания акта в условных единицах по курсу на день подписания акта до дня поступления (уплаты) задолженности по 62 счету в условных единицах по курсу на день оплаты (как предусматривается условиями договора).

   Д 62 субсчет «Расчеты с заказчиком» К 91.1 субсчет «Прочие доходы» - отражена положительная суммовая разница, образовавшаяся в связи с переоценкой обязательства, т.е. изменением официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ с даты подписания акта в условных единицах по курсу на день подписания акта до дня поступления (уплаты) задолженности по 62 счету в условных единицах по курсу на день оплаты (как предусматривается условиями договора).

   В налоговом учете при расчете налога на прибыль по договорам о выполнении резидентам и нерезидентам работ (услуг), стоимость которых выражена в условных единицах, нужно уменьшить доходы на суммовые разницы, возникшие, если сумма обязательств по установленному договором курсу условных единиц на дату реализации выполненных работ (услуг) будет выше суммы обязательства по курсу условных единиц на дату оплаты, согласно пп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ, введенного Федеральным законом от 29.05.02 № 57-ФЗ. Суммовые разницы включаются в состав внереализационных расходов. В соответствии с п. 11.1 ст.250 НК РФ и пп. 1 п. 7 ст. 271 НК РФ суммовые разницы, образовавшиеся у налогоплательщика, если сумма обязательств по установленному договором курсу условных единиц на дату реализации выполненных работ (услуг) будет ниже суммы обязательства по курсу условных единиц на дату оплаты, признаются внереализационным доходом, подлежащим обложению налогом на прибыль.

Особенности учета и налогообложения строительных работ вне территории РФ по договорам строительного подряда, заключенного с резидентом РФ (5-2002)

   Российское законодательство не содержит в настоящее время понятия внешнеэкономической сделки. Тем не менее, действующая практика относит к внешнеэкономическим те сделки, которые обладают двумя существенными признаками: участие субъектов разной национальной принадлежности, определение круга отношений, в сфере которых заключаются такого рода сделки (операции экспорта-импорта товаров, услуг и т.п.). С этой точки зрения, сделки, указанные в заголовке статьи, не могут рассматриваться как внешнеэкономические. Во-первых, стороны ее являются резидентами РФ. Во-вторых, сделки не относится к операциям по экспорту услуг, работ. В соответствии со ст. 97 Таможенного кодекса РФ от 18.06.93 г., под экспортом понимается вывоз товара, работ, услуг с таможенной территории РФ за границу без обязательства об обратном ввозе. Аналогичное определение экспорта дано Федеральным законом от 13.10.95 г. № 157-ФЗ «О внешнеторговой деятельности», причем отмечено, что факт экспорта фиксируется в момент пересечения товаром таможенной границы РФ, предоставления услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности. О факте экспорта работ не сказано. Ст. 164 НК РФ определяет перечень работ, услуг, поименованных как экспортные работы (услуги), при реализации которых налогообложение НДС производится по ставке 0 процентов. Строительные работы, связанные с недвижимым имуществом, принадлежащим иностранному государству в этот перечень не вошли. Таким образом, данные сделки можно квалифицировать по действующему законодательству как сделки по строительным работам, услугам, место реализации которых находится вне территории РФ, но не как экспортные сделки. Денежные обязательства по контрактам резидента с резидентом на выполнение строительных работ вне территории РФ согласно ст. 140 и 317 ГК РФ должны быть выражены в рублях или эквивалентной сумме в иностранной валюте или условных денежных единицах (например, доллары США). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты на день платежа. Использование иностранной валюты в расчетах между резидентами подпадает под действие Закона РФ о валютном регулировании и валютном контроле № 3615-1 от 09.10.92 (в ред. 30.12.2001 г.). В соответствии со ст. 2 п. 1 указанного Закона РФ расчеты между резидентами осуществляются на территории РФ в валюте РФ (рублях) без ограничений. Порядок и сферу обращения в РФ иностранной валюты (долларов США) в рамках Закона определяет Банк России, нормативные акты которого обязательны для исполнения в РФ резидентами. Банк России телеграммой от 24.01.92 N 19-92 подтвердил действие письма Государственного банка СССР от 24.05.91 N 352 "Основные положения о регулировании валютных операций на территории СССР". Согласно разделу III названного нормативного акта перечисленные в нем валютные операции между резидентами - юридическими лицами осуществляются в безналичной форме без ограничений, а все иные операции с иностранной валютой в каждом отдельном случае требуют специального разрешения Банка России. В разделе III «Основных положений о регулировании валютных операций на территории СССР" не указаны строительно-подрядные работы. Кроме того, они не перечислены как экспортные работы и услуги в п. 1 ст. 164 НК РФ, при реализации которых используется 0 ставка по НДС. Позиция налоговых органов о непризнании работ, услуг, не поименованных в гл. 21 «НДС» ст. 164 НК РФ, как работ и услуг по экспорту подтверждается и письмом Управления МНС по г. Москве от 06.03.01 г. № 02-11/11215-м. На основании п.1 ст. 146 НК РФ, местом реализации работ признается территория РФ, если работы связаны с недвижимым имуществом, находящимся на территории РФ. Следовательно, указанные работы не будут являться объектом налогообложения по налогу на добавленную стоимость на территории Российской Федерации. Документами, подтверждающими место выполнения работ за пределами территории РФ, являются контракт, заключенный на выполнение работ за пределами РФ, а также документы, подтверждающие факт выполнения работ (акты формы № КС-2, КС-3) за пределами территории РФ. Кроме того, следует обратить внимание на то, что по указанным операциям суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщикам, не подлежат налоговым вычетам, а относятся на себестоимость работ, место фактического оказания которых находится за пределами территории РФ.

Условия правомерного применения организацией (страхователем) регрессивной шкалы тарифов страховых взносов (5-2002)

   Регрессивная шкала тарифов страховых взносов применяется страхователем при условии соблюдения требований, установленных п. 2 ст. 241 НК РФ (ред. 24.07.02 г.), при этом существует определенный алгоритм действий:

   1. Из всех лиц, с которыми организация имеет трудовые или гражданско-правовые отношения, следует отобрать только тех сотрудников, по которым единый социальный налог начисляется в федеральный бюджет (или, по-старому, – в Пенсионный фонд).

   2. Откорректировать список, составив его в порядке убывания фактических доходов. Далее из этого списка вы должны исключить, в зависимости от численности организации, либо 10 либо 30 процентов наиболее высокооплачиваемого персонала.

   В организациях с численностью работников свыше 30 человек не учитываются выплаты 10 процентов работников, имеющих наибольшие по размеру выплаты, а в организациях с численностью работников до 30 человек (включительно) – выплаты 30 процентов работников, имеющих наибольшие по размеру выплаты.

   3. Из оставшегося количества по Инструкции Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121 определяется средняя (именно средняя, а не среднесписочная) численность работников.

   4.Суммировать фактический доход оставшихся работников и поделить его на расчетную среднюю численность и на количество истекших месяцев в году. Полученный результат сравнивается с пороговой величиной, которая в 2002 году равна 2500 рублям. Если средний фактический доход превышает эту сумму, вы имеете право использовать регрессивную шкалу. В противном случае нужно уплачивать единый социальный налог по максимальным ставкам.

   Если в каком-либо месяце средний доход, исчисленный нарастающим итогом с начала года, будет меньше 2500 рублей, организация потеряет право на применение регрессивной шкалы в течение всего налогового периода. Более того, бухгалтеру придется сделать перерасчет ЕСН с начала года по максимальным ставкам.

   В 2002 году средний доход работника не должен быть меньше 2500 рублей. На регрессивную шкалу можно переходить, только когда налоговая база на каждого работника нарастающим итогом с начала года превысит 100000 рублей. Организация не вправе до конца налогового периода (календарный год) использовать регрессивную шкалу ставки налога (ЕСН) при расчете величины налоговой базы в среднем на одного работника.